Verdien av en sunn tilbakemeldingskultur

I en hektisk hverdag er det lett å bli feig. Det er enklere og gi og ta imot tilbakemeldinger når tilbakemeldingskulturen er sunn.....men hva er en sunn tilbakemeldingskultur?

I bloggen «Tøffe tak for mange ledere - Hva kan gjøres for å bedre situasjonen?» refererte vi til STAMI sin undersøkelse vedrørende tilbakemeldinger på arbeid. Nærmere 30% av medarbeiderne oppga at de sjelden eller aldri får tilbakemelding fra sin nærmeste leder på hvordan de utfører jobben sin. I følge STAMI tilsvarer det 739.000 av alle de som jobber i Norge og at trenden har vært den samme de siste 15 årene.

Manglende bevissthet om betydningen av tilbakemelding, kan være det største hinderet for en god tilbakemeldingskultur.

"Hvis en bedrift ikke har en kultur for tilbakemeldinger, kan det føre til at noen blir unødvendig usikre. Noen er naturlig selvdrevne og har ikke like stort tilbakemeldingsbehov, men de aller fleste vil trenge eller like å få en bekreftelse i ny og ne. Mange vil bli usikre på om de er ønsket og verdsatt på arbeidsplassen, særlig hvis de er nye, eller hvis de er unge eller uerfarne med bransjen." - Guro Øiestad, psykologspesialist og førstelektor ved Psykologisk Institutt, UiO.

En god tilbakemeldingskultur er et viktig element i det å skape et godt arbeidsmiljø. Men hvorfor er det ofte vanskelig både å gi og motta konstruktive tilbakemeldinger?

I verdigrunnlag for arbeidsplasser kan vi finne utsagn som «Vi vil ha takhøyde og en sunn tilbakemeldingskultur», som et kjennetegn ved en velfungerende arbeidsplass.

Hva innebærer dette utsagnet? Det blir ofte stående som pene ord uten effekt.

John Øivind Polden, offiser i Hæren påpeker noen forutsetninger som må ligge til grunn og kjennetegn ved arbeidsplasser med sunn tilbakemeldingskultur. Disse samsvarer også med våre erfaringer.

Det er to forutsetninger som ligger til grunn for en god tilbakemeldingskultur: 

• Alle tilbakemeldinger må gis konstruktivt og med den hensikt å utvikle enkeltpersoner eller arbeidsplasser til det bedre
• Den som mottar tilbakemeldingen, må forstå at den gis i beste hensikt

Samtidig er det viktig å se på hvordan vi som enkeltpersoner kan gjøre for å bli bedre på å ta imot tilbakemeldinger på jobben vi gjør. Det betyr ikke at vi kan si hva vi vil til andre, uten å ta ansvar for det, men mottaker velger hvordan tilbakemeldingene mottas og håndteres.

Kjennetegnene på arbeidsplasser med takhøyde og sunn tilbakemeldingskultur:

• Åpenhet om hverandres styrker og svakheter; dvs bli kjent med hverandre
• Åpenhet og jevnlige tilbakemeldinger innad på arbeidsplassen gjøre den enkelte medarbeider mer bevisst på sine og andres faglige og atferdsmessige kvaliteter. En slik åpenhet gir større muligheter til å sette relevante krav og følge opp hverandre.
• Ledere og medarbeidere er oppriktige med hverandre.

Det å innføre en slik åpenhet, kan vekke en ubehagelig følelse hos mange, fordi det å eksponere egne utfordringer for andre, innebærer en viss sårbarhet. På en arbeidsplass der alle har et oppriktig ønske om å utvikle hverandre, er derimot denne ubehagelige følelsen svakere.

Dette handler om tilstedeværelse av gode relasjoner og psykologisk trygghet.

Erfaringene som HR forvaltning har, er at på arbeidsplasser der medarbeiderne er kjent med hverandres styrker og utfordringer.....

• reduseres bekymringer
• unngår ledere og medarbeidere mistenkeliggjøring om hvem som ikke lever opp til arbeidsplassens krav fordi alle har innsyn
• slipper enkeltindividene å bekymre seg om hvem som vet og hvem som ikke vet
• skapes det trygghet fordi avvikende atferd og kompetansegap blir adressert og fulgt opp av kompetente medarbeidere og ledere
• bidrar det til høyere selvtillit hos ledere og medarbeidere, fordi deres styrker blir anerkjent og satt pris på

Det sentrale i en slik kultur er å søke å forstå poenget med tilbakemeldingen og ikke fokusere på hvordan tilbakemeldingen gis. I en sunn tilbakemeldingskultur tåler vi at medarbeidere og ledere er glade, engasjerte, sinte, frustrerte, nervøse eller usikre når tilbakemeldinger gis.

Selv om tilbakemeldingskulturen er sunn, fritas ikke den enkelte fra å ha en grunnleggende respekt i bunn når tilbakemeldinger gis. Mangel på å være konstruktiv, komme med ubegrunnede påstander, utskjelling, skjefting og vise liten evne til selv å ta imot tilbakemeldinger og korrigeringer, har sjelden gunstig effekt og kan skape utrygghet og hindre utvikling.

Er en ansatt ute etter å ta deg, avslører han/henne fort egen agenda, blir gjennomskuet og ødelegger egentlig bare for seg selv.

Den som gir tilbakemeldinger, har et ansvar for at tilbakemeldingen som gis utvikler mottaker. Det innebærer at vedkommende må se an situasjonen og personen, og tilpasse tilbakemeldingen deretter. Tilbakemeldingen har best effekt når den er konstruktiv, konkret, løsningsorientert og formidles direkte. Det er viktig at ledere går foran som gode rollemodeller.

Et tips til deg som leder er å fokusere på det som fungerer og er bra hos dine medarbeidere, i stedet for det motsatte. Det vil gi vil en god energi og gjør det lettere å løse problemer når de dukker opp.

En sunn tilbakemeldingskultur kan bidra til at arbeidet oppleves som viktig, meningsfullt og utløse jobbengasjement.

Hvis du må gi en vanskelig tilbakemelding, kan denne lyttende og coachbaserte metoden være til hjelp (utviklet av Ruth-Eva Gagliardi, spesialist i organisasjonspsykologi, Stamina Census):

• Navngi problemet. (tydelig kommunikasjon, ikke gå rundt grøten)
• Velg et bestemt eksempel som illustrerer atferden eller situasjonen du vil endre.
• Beskriv dine følelser om dette problemet. Eksempel. «jeg er bekymret/irritert/lei osv.
• Klarhet angående hva som står på spill.
• Identifiser og bekreft ditt bidrag til dette problemet. Spør hvordan du kan bidra med å legge til rette for at personen skal lykkes
• Angi ønsket om å løse problemet.
• Inviter partneren din til å svare.
• Interaksjon: Spør mottaker av tilbakemeldingen om hans/hennes tanker. Grav forsiktig for full forståelse; ikke vær fornøyd med overflaten.
• Eventuelt vedtak/konklusjon: Hva har vi lært? Hvor er vi nå? Er noe utelatt som bør fram? Hva er nødvendig for å få til en forbedring? Hvordan kan vi gå videre herfra, gitt vår nye forståelse?

Det å bli sett

Et grunnleggende behovene vi mennesker har er å bli sett, det er også en form for tilbakemelding. Det skal så lite til til, før du kan oppnå gode resultater. Dette vil vi synliggjøre med å sitere et eksempel beskrevet av coach May-Bente Høiland Lode.

"En leder som gjennom en medarbeiderundersøkelse oppdaget at det var bedre trivsel blant en del av personalet. Da han gikk inn og så på dataene, oppdaget han at den gruppen som hadde bedre trivsel, var de som hadde kontor langs den «ruten» han fulgte da han skulle på toalettet. Han pleide nemlig alltid da å stikke hodet innom kontorene langs denne ruta og slå av en jovial småprat. Men det førte jo til at alle de andre følte seg litt oversett, for han passerte sjelden langs de andres arbeidsplasser - de lå rett og slett ikke på ruta hans mellom hans kontor og toalettet."